Verhoging onbelaste reiskostenvergoeding

De vorige verhoging (van € 0,18 naar € 0,19 per kilometer) dateert alweer uit het jaar 2006.
Als de plannen van het kabinet doorgaan dan mogen werkgevers vanaf 1 januari 2023 € 0,21 per kilometer belastingvrij uitbetalen. In 2024 stijgt dit bedrag vermoedelijk naar € 0,23. Met Prinsjesdag wordt duidelijk of de verhoging echt doorgaat. Vervolgens is de vraag of werknemers daadwerkelijk aanspraak kunnen maken op de hogere vergoeding en of de werkgevers geconfronteerd gaan worden met extra kosten.

Werkkostenregeling en gerichte vrijstelling

In beginsel valt de kilometervergoeding onder de werkkostenregeling. Over alle vergoedingen en verstrekkingen is de werkgever een eindheffing verschuldigd van 80%. De grondslag van de belaste vergoedingen en verstrekkingen wordt echter verminderd met:

• de forfaitaire vrije ruimte (1,7% van het loon tot € 400.000 plus 1,18% voor zover dat loon meer bedraagt dan € 400.000);
• de gerichte vrijstellingen.

Er geldt een gerichte vrijstelling voor de vergoeding van kosten inzake het woon-werkverkeer en de zakelijke kilometers. Momenteel is deze vergoeding dus beperkt tot € 0,19 per kilometer. De vergoeding is ook bedoeld voor het vergoeden van met het vervoer samenhangende kosten, zoals parkeerkosten.

Indien de werkgever een extra vergoeding wenst te geven, dan kan daarvoor gebruik worden gemaakt van de vrije ruimte. Is de vrije ruimte volledig benut? Dan zal de werkgever een eindheffing van 80% verschuldigd zijn over de extra vergoeding (of de extra vergoeding is belast loon voor de werknemer). 

Vaste onbelaste reiskostenvergoeding

Vanuit praktisch oogpunt kan een vaste vergoeding worden gegeven aan werknemers die vaak dezelfde reiskosten maken voor woon-werk verkeer. Hiervoor zijn nadere regels vastgesteld door de Belastingdienst. 

Arbeidsvoorwaarden

De werkelijke vergoeding per gereden kilometer kan enorm verschillen. 

In de cao-gehandicaptenzorg wordt bijvoorbeeld gesproken over een bedrag van € 0,08 netto per kilometer voor woon-werkverkeer. Voor ambulante medewerkers geldt in sommige cao’s juist een hogere bruto- of nettovergoeding, in de gehandicaptenzorg bijvoorbeeld € 0,29 bruto voor dienstreizen. Ook zijn er cao’s waar een beperking is aangebracht in het aantal woon-werk kilometers waarover de vergoeding wordt berekend (bijvoorbeeld 30 kilometer voor een enkele reis in de cao-gehandicaptenzorg).

De brandstofkosten zijn de laatste maanden aanzienlijk gestegen. Uit onderzoek blijkt dat ruim de helft van de werkgevers de mobiliteitsregeling al heeft aangepast of overweegt om deze binnenkort aan te passen. Ook blijkt dat twee op de drie werkgevers bereid zijn om een hogere vergoeding te betalen indien de fiscale regels dit mogelijk maken. 

(Cao) onderhandelingen

In de meeste cao’s en arbeidsovereenkomsten wordt voor de reiskostenvergoeding een vast bedrag genoemd (bijvoorbeeld € 0,19 per kilometer). Een aanpassing van de fiscale wetgeving leidt dan niet automatisch tot een aanpassing van de arbeidsvoorwaarden. Of de vergoeding voor een werknemer in 2023 en/of 2024 daadwerkelijk omhooggaat, hangt af van onderhandelingen tussen werkgevers en (de vertegenwoordigers van) de werknemers. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt, de ruimere fiscale mogelijkheden en de gestegen brandstofprijzen lijkt het erop dat de werknemers een goede uitgangspositie hebben tijdens deze onderhandelingen.

Aangezien sprake is van een stapsgewijze verhoging in 2023 en 2024 ligt het voor de hand om bij onderhandelingen direct afspraken te maken voor beide jaren. Uiteraard onder het voorbehoud dat de onbelaste vergoeding daadwerkelijk wordt verhoogd door het kabinet.

Een aantal mogelijke uitkomsten van de onderhandelingen:

1. De werkgever past de reiskostenvergoeding aan tot het nieuwe onbelaste maximum zonder verdere aanpassing in de arbeidsvoorwaarden. De werkgever draait dan op voor de extra kosten (in 2023 € 0,02 extra per gereden kilometer).
2. De werkgever geeft de werknemer de mogelijkheid om brutoloon uit te ruilen voor nettoloon in de vorm van een onbelaste reiskostenvergoeding. Dit is mogelijk onder de zogenoemde cafetariaregeling. Tal van werkgevers bieden deze mogelijkheid al, bijvoorbeeld als de afgesproken netto vergoeding op dit moment onder het bedrag van € 0,19 per kilometer ligt of als de werknemer meer kilometers maakt dan het maximum aantal kilometers waarover volgens de cao een vergoeding mag worden verstrekt.

   Het bedrag dat de werknemer kan uitruilen is het verschil tussen de betaalde netto reiskostenvergoeding (stel € 0,19) en de fiscaal toegestane onbelaste reiskostenvergoeding (stel € 0,21). De kosten voor de werkgever zullen in dit geval niet toenemen (wellicht zelfs iets afnemen). Het nettoloon van de werknemer zal stijgen, maar niet met € 0,02 per kilometer, omdat per saldo alleen de bespaarde loonheffing additioneel wordt uitbetaald aan de werknemer. Let wel, een eventuele wijziging van het brutoloon kan invloed hebben op de hoogte van toekomstige uitkeringen (WW en WIA), pensioenopbouw en toeslagen.

3. De werkgever doet niets en blijft (bijvoorbeeld) € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden. Gezien de krapte op de arbeidsmarkt en het onbenut laten van fiscale mogelijkheden zal deze uitkomst veelal voor geen van de partijen wenselijk zijn. Het kan wel voorkomen bij werknemers die nu al een hogere vergoeding krijgen dan € 0,19 per kilometer. Waar het fiscale voordeel terechtkomt hangt af van de vraag of sprake is van een bruto of netto vergoeding:

• Bij een hogere bruto vergoeding zal de werknemer er min of meer automatisch op vooruitgaan. Het bedrag waarover loonheffing is verschuldigd zal dalen bij een verhoging van de gerichte vrijstelling voor reiskosten.

• Bij een hogere netto vergoeding kan de werkgever vermoedelijk een fiscaal voordeel tegemoet zien. Het bedrag wat ondergebracht dient te worden in de vrije ruimte en/of waarover 80% eindheffing is verschuldigd zal dalen bij een verhoging van de gerichte vrijstelling.

nan