Belasting over maaltijden werknemer via betaalkaart

Een casus

In een aan de Belastingdienst voorgelegde vraag geeft een werkgever aan werknemers een betaalkaart. Met deze betaalkaart kunnen de werknemers tot maximaal € 9 per dag en maximaal € 90 per maand een maaltijd betalen ten laste van de werkgever. Is de maaltijd duurder dan € 9, dan komt het meerder ten laste van de eigen rekening van de werknemer.

Besteedt een werknemer minder dan € 9 op een dag aan een maaltijd, dan blijft het restant beschikbaar voor andere dagen. Is aan het einde van de maand nog geld op de betaalkaart over, dan vervalt dit bedrag.

Maaltijden in bedrijfskantine op werkplek

Als de werknemer met de kaart maaltijden in de bedrijfskantine op de werkplek betaalt, kan de werkgever niet volstaan met een bijtelling van het normbedrag voor maaltijden op de werkplek (in 2026 € 4,05 per maaltijd). Het daadwerkelijke bedrag van de maaltijd tot maximaal € 9 per dag vormt loon volgens de Belastingdienst. De Belastingdienst vindt namelijk dat de betaling met de betaalkaart loon in geld is en geen loon in natura. Alleen bij loon in natura had aangesloten kunnen worden bij het normbedrag voor maaltijden.

Maaltijden van een bezorgplatform bezorgd op werkplek

Dat is niet anders als de werknemer de betaalkaart gebruikt voor betalingen aan een bezorgplatform, ook als de maaltijd op de werkplek wordt bezorgd. Ook dan is het volgens de Belastingdienst niet mogelijk om aan te sluiten bij het normbedrag voor maaltijden op de werkplek.

Let op! Ook bij gebruik van de betaalkaart voor eten in een restaurant of broodjeszaak vormt het daadwerkelijke bedrag loon voor de werknemer.

Andere uitkomt bij zakelijke maaltijden

Als u de gerichte vrijstelling voor tijdelijke verblijfkosten kunt toepassen, vormen de bedragen van de betaalkaart overigens geen loon. De uitkomst is dan dus anders dan hiervoor beschreven.
Die gerichte vrijstelling kunt u onder meer toepassen bij maaltijden tijdens dienstreizen of bij maaltijden die een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Dit is bijvoorbeeld het geval als uw werknemers door hun werk niet tussen 17.00 en 20.00 uur thuis kunnen eten of door overwerk niet na 20.00 uur thuis kan eten of bij werk op koopavonden.