Reiskostenvergoedingen per 1 juli op de schop

Tot en met juni 2021 is het toegestaan om de onbelaste reiskostenvergoeding die gebaseerd is op het reisgedrag voor corona, door te betalen. Ook al werkte de werknemer (deels) thuis door de Coronamaatregelen. Vanaf 1 juli komt daar vooralsnog een einde aan en mogen reiskosten over een thuiswerkdag niet meer worden vergoed. 

Wat moet u voor 1 juli doen?  
Per werknemer moet u opnieuw vaststellen wat het reisgedrag van uw werknemer is en dient u daarop de reiskostenvergoeding aan te passen. 

Declaratie of nacalculatie? 
De vaste reiskostenvergoeding mag vanaf 1 juli 2021 alleen nog maar onbelast worden verstrekt wanneer een werknemer minimaal 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reist. Is dit niet het geval, dan dient u de reiskosten te vergoeden op basis van declaratie of nacalculatie. 

Bij een nacalculatie geeft u een vaste reiskostenvergoeding per maand en rekent u op basis van een nacalculatie tegen het einde van het jaar af op basis van de werkelijk gereden kilometers. 

Bij declaratie ontvangt de werknemer een vaste reiskostenvergoeding per reisdag. Het aantal reisdagen dient door de werknemer per maand aan de werkgever te worden doorgegeven. 

Het is belangrijk om met uw werknemers hierover in gesprek te gaan en de situatie uit te leggen. Het reisgedrag van uw gehele personeelsbestand moet u in kaart gaan brengen en daarbij dient u rekening te houden met het aantal werknemers die tegelijkertijd verantwoord in het pand aanwezig kunnen zijn.  

We hebben afspraken gemaakt, en nu?  
Als u gebruik gaat maken van de nacalculatie, dan dienen we de nieuwe vaste vergoedingen bij de werknemer in ons systeem te zetten vanaf de loonverwerking van de maand juli. Indien u gebruik gaat maken van het doorgeven van reiskosten per reisdag, dan kunt u maandelijks het aantal reisdagen in ons mutatiesysteem invoeren. Een eenvoudige manier is om gebruik te maken van de declaratiemodule, waarbij de werknemer zelf zijn kilometers indient en u als werkgever de declaratie goedkeurt. Dit laatste bevelen wij ten zeerste aan. 

Hulp nodig? 
Wilt u meer informatie, heeft u hulp nodig bij het opzetten van deze verandering in de arbeidsvoorwaarden dan kunt u contact met ons opnemen. We helpen u graag!

nan