In bepaalde gevallen kun je de beschadiging of het verlies van persoonlijke zaken van een werknemer onbelast vergoeden of verstrekken. Dit kan als de schade of het verlies komt door een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met het werk. De vergoeding of verstrekking vormt dan vrijgesteld loon.
Een werknemer bezoekt in zijn eigen kleding voor zijn werk een klant en loopt per ongeluk langs een scherpe rand in het bedrijf van de klant. Dit is een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met zijn werk. Daarom vormt de vergoeding van de schade of de verstrekking van nieuwe kleding (als de schade onherstelbaar is) vrijgesteld loon.
Komt de schade of het verlies niet door een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met het werk? Dan vormt een vergoeding of verstrekking belast loon voor de werknemer. Eventueel kun je deze aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Voor dat aanwijzen moet je wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets. De gebruikelijkheidstoets betekent dat je vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen die voor meer dan 30% afwijken van hetgeen normaal vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld wordt, niet mag aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling.
Tip! De aanwijzing van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van in totaal € 2.400 per werknemer per jaar beschouwt de Belastingdienst altijd als gebruikelijk.
Een voorbeeld van schade of verlies die geen vrijgesteld loon vormt, is de schade aan privé-kleding die te verwachten is bij het soort werk dat wordt uitgevoerd. Er is dan geen sprake van een bijzondere gebeurtenis die samenhangt met het werk. Denk aan normale slijtage van privé-kleding.
Een ander voorbeeld is de basisschoolleerkracht die na een ochtend knutselen met de leerlingen verfvlekken op de kleding heeft. Die schade hangt wel samen met het werk, maar is niet veroorzaakt door een bijzondere gebeurtenis. Het knutselen hoort immers bij het werk van de basisschoolleerkracht.
Als eerste is van belang om vast te stellen of je werknemer met een eigen auto of met een auto van de zaak rijdt.
Voor een werknemer met een eigen auto vormt het plaatsen van een laadpaal bij de woning of het geven van een vergoeding daarvoor over het algemeen belast loon. Die werknemer mag je namelijk maximaal € 0,25 per zakelijke kilometer onbelast vergoeden. De kosten van een laadpaal zijn in die € 0,25 begrepen.
Dus als je al € 0,25 per zakelijke kilometer vergoedt, zijn de kosten van de laadpaal (inclusief plaatsen) of de vergoeding daarvoor volledig belast loon. Vergoed je een lager bedrag per zakelijke kilometer, bijvoorbeeld € 0,20, dan kun nog € 0,05 per zakelijke kilometer onbelast geven voor de kosten van de laadpaal.
Let op! Als je al € 0,25 per zakelijke kilometer vergoedt, kun je de laadpaal of de vergoeding daarvoor wellicht nog aanwijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (wkr). Dat moet dan wel voldoen aan de gebruikelijkheidstoets.
Rijdt de werknemer in een auto van de zaak, dan kun je onbelast een laadpaal bij de woning van een werknemer plaatsen of een vergoeding daarvoor geven. De kosten van de laadpaal zijn namelijk verwerkt in de bijtelling voor privégebruik auto.
Let op! Rijdt de werknemer aantoonbaar niet meer dan 500 kilometer privé? Dan is er geen bijtelling voor privégebruik auto. Ook dan kun je onbelast een laadpaal bij de woning van een werknemer plaatsen of een vergoeding daarvoor geven omdat de laadpaal bedoeld is voor zakelijk gebruik.
Plaats je de laadpaal en gaat daarbij de eigendom over op de werknemer? Dan hoef je geen belast loon in aanmerking te nemen als de werknemer de laadpaal niet teruggeeft bij het einde van de lease- of arbeidsovereenkomst.
Let op! De laadpaal zal door natrekking vaak eigendom worden van de werknemer. Als de werknemer juridische eigenaar is van de grond waar de laadpaal op geplaatst wordt, wordt de werknemer door natrekking namelijk ook eigenaar van de laadpaal.
Het kan zijn dat de leasemaatschappij of werkgever een recht van opstal gevestigd heeft. In dat geval blijft de leasemaatschappij of werkgever de eigenaar van de laadpaal. Als de laadpaal dan niet teruggeëist wordt, zal sprake zijn van belast loon.
Let op! Is de laadpaal eigendom van de werknemer, maar heeft de werkgever een teruggavebeding afgesproken? Dan is ook sprake van belast loon als de werkgever de laadpaal niet terugeist. Hoe hoog dat loon is, is afhankelijk van de waarde van de laadpaal op dat moment.
ERE-certificaten (Emissiereductie-eenheden) hebben CO2-besparing als doel. Als je een daarvoor geschikt laadpunt hebt (dat is een laadpunt met een gecertificeerde MID-meter), kun je een vergoeding krijgen voor thuis geladen kWh’s. De hoogte van deze vergoeding is afhankelijk van het aantal geladen kWh’s en de marktwaarde van de certificaten.
Let op! Om voor vergoeding in aanmerking te komen, moet je voldoen aan verschillende voorwaarden. Op de website van de Nederlandse Emissieautoriteit (NEa) is hierover meer informatie te vinden. Hier vind je ook een lijst met erkende inboekdienstverleners.
Ook als een werknemer een elektrische auto van de zaak thuis laadt, kan de werknemer in aanmerking komen voor een vergoeding voor de ERE-certificaten. De werknemer vraagt deze zelf aan. De Belastingdienst heeft bevestigd dat deze vergoeding geen loon vormt en dus onbelast is.
Let op! Dit geldt ook voor de dga met een auto van de zaak.
Vergoed je aan de werknemer de werkelijke laadkosten van de auto van de zaak, dan is dat ook onbelast. Dit zijn namelijk intermediaire kosten. Houd er wel rekening mee dat door de vergoeding voor de ERE-certificaten de werkelijke laadkosten omlaaggaan. Je kunt daarom minder onbelast aan de werknemer vergoeden als de werknemer een vergoeding voor ERE-certificaten ontvangt.
Let op! Dit geldt alleen als je de werkelijke laadkosten vergoed. Heb je met je werknemer afspraken gemaakt over doorlevering van de energie onder zakelijke marktconforme voorwaarden? Dan heeft de vergoeding voor de ERE-certificaten geen invloed op de onbelaste vergoeding. Bij zakelijke marktconforme voorwaarden is namelijk de prijs op de energiemarkt op het moment van het maken van de afspraken bepalend. Neem voor meer informatie hierover contact op met onze adviseurs.
Als een werknemer iets krijgt op grond van zijn dienstbetrekking, vormt dit loon waarover loonbelasting verschuldigd is. Niet alles wat een werknemer van of namens de werkgever krijgt, is echter loon. Soms ontbreekt namelijk het duidelijke verband met de dienstbetrekking omdat sprake is van een persoonlijke attentie. Dit is bijvoorbeeld het geval als je een fruitmand geeft aan een zieke werknemer.
De grens tussen een duidelijk verband met de dienstbetrekking en een persoonlijke attentie is niet altijd helder. Om bij kleine geschenken duidelijkheid te scheppen, bestaat de kleinegeschenkenregeling. Als de werkgever aan drie voorwaarden voldoet, mag ervan uit gegaan worden dat het kleine geschenk geen loon is.
De voorwaarden zijn:
De bos bloemen die een werknemer krijgt op de eerste werkdag heeft een duidelijk verband met de dienstbetrekking. De werknemer krijgt dit namelijk omdat hij/zij in dienst is gekomen. De bos bloemen vormt daarom loon voor de werknemer.
De kleinegeschenkenregeling kan in dit geval niet worden toegepast omdat de bos bloemen geen persoonlijke attentie is in een situatie waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven.
Let op! De werkgever kan de € 22,50 wel aanwijzen in de vrije ruimte.
Ken je een zelfstandig recht op een studietoelage toe aan een kind van je werknemer en betaal je deze studietoelage ook rechtstreeks aan het kind? Dan geniet het kind loon uit een bestaande dienstbetrekking van een ander, namelijk de dienstbetrekking van de ouder. Het kind wordt voor de belasting over de studietoelage dan werknemer van jouw bedrijf. Dit betekent dat ook de werkgeversverplichtingen gelden, zoals de identificatieplicht.
Let op!Tegenover deze administratieve lasten staat dat het vaak wel financieel aantrekkelijk is om de studietoelage aan het kind toe te kennen in plaats van aan de ouder. Het kind zal over het algemeen weinig inkomen hebben. Het kan dan waarschijnlijk gebruik maken van een lager progressief belastingtarief of het hoeft zelfs uiteindelijk helemaal geen belasting te betalen vanwege de heffingskortingen.
Voor scholingskosten geldt, onder voorwaarden, een gerichte vrijstelling. Deze vrijstelling is, naar het oordeel van de Belastingdienst, echter niet van toepassing op de hiervoor beschreven studietoelage. Dat betekent dat over de studietoelage loonbelasting moet worden afgedragen.
Let op! Het is ook niet mogelijk om de studietoelage aan te wijzen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (wkr).
Betreft het een eenmalige studietoelage, dan hoef je als werkgever hierover geen werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (Zvw) te betalen. Dit is anders als het een periodieke studietoelage is.
Je kunt de studietoelage ook aan je werknemer geven. In principe vormt dit dan loon voor je werknemer. Je kunt er echter ook voor kiezen om dit aan te wijzen in de vrije ruimte van de wkr. De gerichte vrijstelling voor scholingskosten is hier niet van toepassing.
Let op! Het aanwijzen van de studietoelage in de vrije ruimte kan alleen als dat gebruikelijk is.
Je kunt de studietoelage ook betalen uit een fonds. Als dit fonds voldoet aan alle voorwaarden die hiervoor gelden, dan vormt de studietoelage geen loon voor het kind en ook geen loon voor de werknemer.
Let op! Neem voor meer informatie over zo’n fonds contact op met onze adviseurs.
Voor het onbelast vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van een arbovoorziening aan een werknemer bestaat een gerichte vrijstelling. Als wordt voldaan aan de volgende voorwaarden, kan dit onbelast zonder dat je vrije ruimte in de werkkostenregeling (wkr) wordt aangetast:
Een werkgever heeft aan de Belastingdienst gevraag of hij aan zijn werknemers onbelast een budget van € 500 mag geven voor de aanschaf van arbovoorzieningen voor de thuiswerkplek. De kosten van deze arbovoorzieningen mag de werknemer op declaratiebasis bij de werkgever indienen. De werknemer toont dus aan wat hij aanschaft ten laste van het budget van € 500.
De Belastingdienst heeft geantwoord dat de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing is als:
De kosten van een arbovoorziening moeten geheel door de werkgever gedragen worden. De werknemer mag dus geen eigen bijdrage betalen. Betaalt de werknemer wel een eigen bijdrage dan is de gerichte vrijstelling niet van toepassing. Een uitzondering geldt voor een eigen bijdrage die een werknemer betaalt omdat hij voor een luxere arbovoorziening wil kiezen dan noodzakelijk is. In zo’n geval geldt de gerichte vrijstelling wel, ondanks de eigen bijdrage.
Als de arbovoorzieningen die de werknemer declareert het budget van € 500 overschrijdt, kan het zijn dat de vergoeding voor een bepaalde arbovoorziening niet meer kostendekkend is. De werknemer betaalt dan als het ware een eigen bijdrage omdat hij niet de volledige kosten van de arbovoorziening vergoed krijgt. De gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen mag voor die voorziening dan niet worden toegepast.
Een werknemer schaft een bureaustoel (€ 300), een beeldscherm (€ 150) en een noise-cancelling koptelefoon (€ 100) aan. Deze voorzieningen voldoen aan alle voorwaarden. Alleen de vraag of de vergoeding kostendekkend en er geen eigen bijdrage betaald is, staat nog open. Hiervoor zijn drie scenario’s denkbaar:
Let op!De vraag of de voorziening direct samenhangt met de arboverplichtingen van de werkgever is niet voor elke voorziening meteen zonder meer duidelijk, maar afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Overleg hierover met onze adviseurs
Je bent een uitzendorganisatie die een uitzendkracht te werk stelt bij een onderneming. Die onderneming betaalt aan zijn werknemers een vaste kostenvergoeding. De onderneming heeft hierover overleg gevoerd met de Belastingdienst. Zij zijn samen tot de conclusie gekomen dat een deel van de vaste kostenvergoeding onder een gerichte vrijstelling valt en een deel is aan te merken als een vergoeding voor intermediaire kosten. Kortom, de vaste kostenvergoeding kan onbelast en raakt de vrije ruimte van de werkkostenregeling van de onderneming niet.
Je wilt de uitzendkracht dezelfde vaste kostenvergoeding geven als de werknemers van de onderneming krijgen waar de uitzendkracht te werk is gesteld. Kun je dan gebruik maken van de afspraak tussen de Belastingdienst en de onderneming? Ofwel mag je er van uit gaan dat de vaste kostenvergoeding aan de uitzendkracht ook onbelast is en jouw vrije ruimte van de werkkostenregeling niet raakt.
In principe kun je geen beroep doen op een afspraak tussen de Belastdienst en een andere partij. Voor deze situatie heeft de Belastingdienst echter aangegeven dat je de kostenvergoeding wel onbelast mag vergoeden aan de uitzendkracht als je aannemelijk maakt dat:
De uitzendkracht verkeert vanuit kostenoogpunt in gelijke omstandigheden als hij met dezelfde soort kosten wordt geconfronteerd. Bij gelijkenis van werkzaamheden onder soortgelijke omstandigheden, vindt de Belastingdienst dat het aannemelijk is dat dit het geval is.
Let op! Een andere voorwaarde die de Belastingdienst stelt is dat je dezelfde voorwaarden stelt en dezelfde vergoedingen geeft volgens de afspraak die de onderneming heeft met de Belastingdienst. Je moet daarom ook beschikken over (een kopie van) de geldige afspraak tussen de Belastingdienst en de onderneming.
Voor een fiets die je aan een werknemer ter beschikking stelt, moet je een bijtelling toepassen van 7% als de werknemer de fiets ook privé mag gebruiken. De bijtelling van 7% bereken je over de consumentenadviesprijs van de fiets.
De vraag is gesteld of het bijtellingspercentage 7% blijft als je niet een maar meerdere fietsen aan je werknemer ter beschikking stelt. Uit de wijze waarop de bijtelling in de wet is opgenomen zou opgemaakt kunnen worden dat het bijtellingspercentage ook voor elke tweede of volgende fiets 7% is. Lease-a-Bike vermeldt op hun website dat de Belastingdienst dit aan hen heeft bevestigd.
Over de bijtelling moet je loonbelasting/premies volksverzekeringen inhouden, premies werknemersverzekeringen betalen en werkgeversheffing Zvw betalen of de bijdrage Zvw inhouden.
Als voldaan wordt aan de gebruikelijkheidstoets, kun je de fiets ook aanwijzen in de vrije ruimte. Het ter beschikking stellen van een fiets zal door de Belastingdienst waarschijnlijk wel als gebruikelijk worden aangemerkt, mits het een gebruikelijk exemplaar is. Het is echter de vraag of de Belastingdienst ook een tweede of volgende fiets als gebruikelijk aanmerkt.
Let op! Je kunt uiteraard altijd gebruikmaken van de doelmatigheidsmarge in de gebruikelijkheidstoets. Als de bijtelling tezamen met andere vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in een jaar, maximaal € 2.400 per werknemer per jaar bedraagt, neemt de Belastingdienst aan dat dit gebruikelijk is.
De casus voor de rechtbank ging over jaren vóór 2022. De bv betaalde de kosten van de sportschool en een personal trainer voor de dga. De bv vond dat de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen van toepassing was, omdat de bv als werkgever zo zorgdroeg voor de gezondheid van de werknemer(s). De rechtbank was het met de werkgever eens en paste de vrijstelling toe.
Let op! De bv vergoedde ook de kosten van de partner van de dga. Nu de partner geen werknemer was van de bv, was dat niet mogelijk volgens de rechtbank
De vergoeding van de kosten van de sportschool en de personal trainer was ongebruikelijk volgens de Belastingdienst. Om die reden zou de gerichte vrijstelling niet toegepast kunnen worden. De bewijslast dat iets ongebruikelijk is, ligt bij de Belastingdienst. Die kon het standpunt niet onderbouwen met data. De rechtbank ging daarom niet mee in het standpunt van de Belastingdienst.
Let op!Dat de rechtbank in deze casus de vergoeding van de sportschool en de personal trainer niet ongebruikelijk vond, wil niet zeggen dat dit in andere casussen ook zo is. De rechtbank deed een uitspraak in deze specifieke casus en heeft niet in zijn algemeenheid geoordeeld dat de vergoeding van de sportschool en een personal trainer gebruikelijk is.
Kan nu iedere dga de kosten van de sportschool en een personal trainer onbelast door de bv laten vergoeden? Nee, helaas niet.
Allereerst is het nog niet bekend of de Belastingdienst hoger beroep instelt tegen deze uitspraak. Het zou dus nog kunnen dat een gerechtshof in hoger beroep tot een ander oordeel komt.
Bovendien zijn de regels voor de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen met ingang van 2022 gewijzigd. Om die reden is het nog maar de vraag of de rechtbank voor de jaren vanaf 2022 tot hetzelfde oordeel zou zijn gekomen in deze casus. Het is dus niet zo dat elke dga nu de kosten van de sportschool en de personal trainer onbelast door zijn bv kan laten vergoeden.
Tot 2022 gold de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen voor voorzieningen die rechtstreeks voortvloeien uit het arbobeleid dat de werkgever voert op grond van de Arbowet. Vanaf 2022 geldt de gerichte vrijstelling alleen nog voor voorzieningen die direct samenhangen met verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet. Ofwel, de niet-verplichte arbovoorzieningen vallen niet meer onder de gerichte vrijstelling vanaf 2022.
Het is de vraag of het vergoeden van de kosten van de sportschool en een personal trainer een verplichting van de werkgever is op grond van de Arbowet. Als dat zo is, kan de arbovrijstelling worden toegepast.
De Belastingdienst is in ieder geval van mening dat de arbovrijstelling niet aan de orde is bij voorzieningen die evident gericht zijn op de bevordering van de algemene gezondheid van werknemers. De Belastingdienst zal toepassing van de arbovrijstelling op de vergoeding van de sportschool en personal trainer vanaf 2022 daarom zeer waarschijnlijk afwijzen.
Let op!De Belastingdienst heeft ook aangegeven dat een voorziening die gericht is op de algemene gezondheid van de werknemer, in een individueel geval toch een verplichte arbovoorziening kan zijn. Hiervoor moet de werknemer in ieder geval een gezondheidsrisico lopen vanwege de arbeid die hij verricht. Er gelden nog meer voorwaarden. Neem hiervoor, en voor de beoordeling van je eigen specifieke situatie contact op met onze adviseurs.
SEO Economisch onderzoek (SEO) heeft op 1 juni 2026 een evaluatie van de wkr over de jaren 2019-2024 aan het kabinet aangeboden. Conclusie van de evaluatie is dat de wkr doeltreffend is en deels doelmatig. SEO doet een aantal aanbevelingen om de doelmatigheid te vergroten. Dit zou vooral bereikt worden door de wkr minder complex te maken en de administratieve lasten te verlichten.
Let op! Hierna wordt alleen ingegaan op de aanbevelingen van SEO waarvan het kabinet heeft aangegeven hier opvolging aan te geven of hierover later een besluit te nemen. De aanbevelingen van SEO die het kabinet niet overneemt, komen hierna niet terug.
Al eerder kondigde het kabinet aan dat de gerichte vrijstelling voor kortingen en vergoedingen voor producten uit eigen bedrijf, met ingang van 2027 vervalt. Deze aanbeveling van SEO wordt opgenomen in de belastingplannen 2027 die op Prinsjesdag 2026 aan de Tweede Kamer worden aangeboden.
De vrije ruimte bedraagt in 2026 2% van de loonsom, tot een bedrag van € 400.000 en 1,18% daarboven. De eerste schijf van 2% is met name bedoeld om mkb-ondernemingen tegemoet te komen. SEO constateert onder meer dat de eerste schijf ook bij het niet-mkb terechtkomt en beveelt aan om de eerste schijf af te schaffen. Het kabinet neemt deze aanbeveling mee in de augustusbesluitvorming 2026. Op Prinsjesdag 2026 wordt dan bekend of het kabinet de aanbeveling (deels) overneemt en zo ja, vanaf wanneer.
Naar aanleiding van een aanbeveling van SEO onderzoekt het kabinet een verhoging van de 80% eindheffing die verschuldigd is bij overschrijden van de vrije ruimte. De eindheffing zou dan net zo hoog moeten worden als de gemiddelde marginale belastingdruk. Het kabinet neemt dit mee in de augustusbesluitvorming 2026. Op Prinsjesdag 2026 wordt dan bekend of en zo ja, wanneer de verhoging doorgaat
Op dit moment is het niet mogelijk om op één dag zowel een onbelaste thuiswerkvergoeding als een onbelaste reiskostenvergoeding woon-werk te geven. SEO beveelt aan om dit wel mogelijk te maken. Het kabinet neemt hierover bij de augustusbesluitvorming 2026 een besluit. De effecten op CO2-uitstoot en een mogelijk verbod op uitruil van de thuiswerkvergoeding met belast loon worden hierbij onder meer meegenomen. Op Prinsjesdag 2026 zal een en ander duidelijk worden.
Bij een 25-jarig en een 40-jarig werkjubileum is het mogelijk om een maandloon onbelast aan de werknemer te geven. SEO beveelt aan om deze vrijstelling af te schaffen. Het kabinet neemt deze aanbeveling mee in de augustusbesluitvorming 2026. Of de diensttijdvrijstelling wordt afgeschaft en zo ja, vanaf wanneer, wordt dan op Prinsjesdag 2026 bekend.
Let op! De volledige kabinetsreactie op de evaluatie van de wkr door SEO is hier te lezen.
HLB Nannen is an independent member of HLB International, the global advisory and accounting network.
Volg ons ook via
© 2024 HLB Nannen | Cookie statement | Privacy statement | Algemene voorwaarden | KVK 01140751 | BTW NL0033 79 760 B01
